IPS IVR Robot Operatör Programlama Ve Özellikleri

IPS – Sistem Kayıtları

‘Sistem Kayıtları’ robot operatör (IVR), sesli mesaj, sistem mesajları, çağrı merkezi anonsları gibi tüm mesajların (sesli) yükleme yapılacağı alandır.

Sistem Kayıtları menüsüne erişmek için üst menülerden ‘Karel IPS’ , sol tarafta yer alan ‘Ayarlar’ başlığı altındaki ‘Dahili Özellikler & Konfigürasyon’ grubundaki ‘Sistem Kayıtları’ menüsü tıklanır.

Adım 1: Kaydet veya gönde

Telefondan ses kaydını yapmak için kayıt yapacağınız telefonun dahili numarası kutucuğa yazılır ve ‘Gönder’ butonuna basılır. Örnek: Telefon numarası 2000

Gönder butonuna bastıktan sonra telefonunuzu açıp *77 tuşladıktan sonra kaydetmek istediğiniz mesajı söyleyerek kapatın.

Alternatif olarak daha önceden kayıt edilmiş (Ör: Microsoft Ses Kayıt Edicisi, Stüdyo Kaydı vb.) bir ses dosyasını da (wav formatında 8000Hz, 16 Bit PCM) yükleyebilirsiniz. Bunun için ‘Gözat’ butonuna basıp ilgili dosya seçildikten sonra ‘Gönder’ butonuna basılarak yükleme işlemi tamamlanır.

Adım 2: Doğrula

Telefondan veya PC’ den kayıt ettikten/gönderdikten sonra telefondan *99 aranılır ve kayıt dinlenir. Tekrar kayıt etmek isterseniz Adım 1 işlemleri yeniden yapılmalıdır.

Adım 3: İsim

Yükleme işlemleri tamamlandıktan sonra dosyaya isim (ı,ş,ç,ü kullanmadan, kelimeler arası _ kullanarak) verip ‘Kaydet’ butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. (Örnek: Acilis_Mesaji)

Sistem Kayıtları – Kayıt Düzenle

• Kayıt edilen dosyayı sağ tarafta yer alan listeden tıkladığınızda ‘Kaydı Düzenle’ yebilirsiniz.
• Kaydı Kaldır: Kayıtlı olan dosyayı kaldırır ancak bilgisayardan dosya silinmez.
• İsmi Değiştir: Var olan dosyanın adını değiştirebilirsiniz.
• Açıklamalı İsim: Dosya için açıklama girebilirsiniz.
• Özellik Koduna Bağlantı Kur: Kayıtlı olan bu dosya için sistem bir ‘Opsiyonel Özellik Kodu *2913’ şeklinde kod verecektir. İstenildiği zaman bu kod çevrilerek yeni sesli kayıt yapılarak hızlıca değişiklik yapabilirsiniz.
• Özellik Kodu Şifresi: Opsiyonel özellik kodu için şifre tanımlaması yapabilirsiniz.

Sesli Karşılama

IPS – Sesli Karşılama

‘Sesli Karşılama’ özelliği kullanılarak gelen çağrılara nasıl cevap verileceği belirlenir. Robot operatör menüleri tanımlayarak, basit IVR senaryoları oluşturup, yönlendirme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Sesli Karşılama menüsüne erişmek için üst menülerden ‘Karel IPS’ , sol tarafta yer alan ‘Ayarlar’ başlığı altındaki ‘Gelen Arama Kontrolü’ grubundaki ‘Sesli Karşılama’ menüsü tıklanır.

Sesli kaşılama menüleri oluşturduğunuzda, standart olan 0 – 9, * ve # seçeneklerinden farklı olarak ‘i’ ve ‘t’ parametrelerini de kullanabilirsiniz.

Kullanıcı geçersiz bir tuşa bastığında ‘İ’, tuşlama yapmadağında ise ‘t’ kullanılır. Eğer bu opsiyonlar kullanılmazsa varsayılan ‘t’ menüyü üç kere tekrar eder ve hattı kapatır.

Müşteri tuşlama yapmazsa 3 kere menü okunur ve hattı kapatır. Varsayılan ‘i’ -> ‘Geçersiz seçenek, lütfen tekrar deneyin’ sistem mesajını okur ve menüyü tekrar eder. Başarısız üç girişimden sonra hat kapanır

Sesli karşılama eklemek için sağ tarafta yer alan ‘Sesli Karşılama Ekle’ menüsüne tıklanır

Sesli Karşılama Ekle – Menü Düzenle

• İsmi Değiştir: Sesli karşılama için bir isim verilir.

• Anonslar: Sistem kayıtlarından yüklenen ilgili mesaj seçilir.
• Zaman Aşımı: Hiçbir numara tuşlanmazsa kaç saniye bekleneceği belirlenir.
• Seslipostadan Sesli Karşılamaya Döndür: Eğer kullanıcının sesli posta hesabı varsa sesli karşılamaya yönlenmesine imkan sağlar.
• Direkt Aramayı Aktif Et: Arayanların doğrudan dahili aboneleri tuşlayabilmesini sağlar.
• Parametresinden Önce Dön: Eğer ‘t’ (zaman aşımı) hedefi yukarıdaki ‘Zaman Aşımı’ parametresinde tanımlanmışsa ve bu seçenek seçiliyse sesli karşılama başlangıç menüsüne döner.
• Zaman Aşımı Mesajı: Eğer zaman aşımı olur ve anons seçilirse, sesli karşılamanın ana menüsüne dönüp anons dinletilir. ‘t’ hedefi sonraki hedefse anons çalmayacaktır.
• Parametresinden Önce Dön: Parametre seçilirse ve ‘i’ (geçersiz dahili) hedefi tanımlanmışsa sesli karşılama geçersiz dahili anonsunu dinletir.
• Geçersiz Mesaj: Eğer geçersiz bir dahiliye basıldıysa ve mesaj seçildiyse, sesli karşılamanın başına döndüğünde anons mesajını çalmış olacatır. ‘t’ Hedefi sonraki hedefse çalmayacaktır. Eğer hiç bir şey seçilmediyse sistem ana anonsa dönmeden önce varsayılan geçersiz dahili mesajını çalacaktır
• Döngüleri Tekrarla: Geçersiz giriş veya giriş yapılmadığında, tanımlanan ve varsayılan oluşturulan ‘i’ ve ‘t’ opsiyonları kadar döngü yapılır. ‘i’ veya ‘t’ parametreleri tanımlanmışsa aşağıdaki seçme kutusu döngü için seçilmelidir.
• Seçenekler ve Menü Numaralarını Tanımlama: Dışarıdan arayanlar için oluşturulan senaryoya göre robot üzerinden hangi numara tuşlanırsa, açılan listeden (Örnek: Dahililer) ilgili grup seçilerek yönlendirme işlemi tanımlanır. Alt menü tanımlamak için yeni bir sesli karşılama oluşturulup, bu seçeneklerden seçilerek ‘Kaydet’ butonuna basarak işlem tamamlanır.

Örnek

Örnek 1: Satış için 3’ ü tuşlayın şeklinde bir ana menü var. 3 tuşlandığında başka bir mesaj çıkacak ise öncelikle satış alt menü için ses kaydı (mesaj) ‘Sistem Kayıtları’ ndan yüklenir. Daha sonra ‘Sesli Karşılama’ menüsünden ‘Satış’ adı altında bir menü oluşturulur. En son olarak ana menü içerisinde ‘3’ yazılıp seçeneklerden ‘Sesli Karşılama’ ve ‘Satış’ seçilir.

Örnek 2: Yanlış tuşlama yapan arayan kişileri operatöre yönlendirmek için numara yazılan bölüme ‘i’ yazdıktan sonra hangi dahiliye yönlendirilecekse gruplardan ‘Dahililer’ ve ‘Dahili’ seçilir.

Örnek 3: IPS’ e gelen bir dış hat çağrısında Robot Operatörde ‘Depoya ulaşmak için 4 e basın’ şeklinde bir mesaj okunuyor. Arayan kişi 4’ e bastığından IP dış hat üzerinden daha önce tanımlanmış olan IPG santrale ulaşmasını istiyorsak numara bölümüne 4, seçeneklerden ise ‘Dış Hatlar’ ve ‘IPG Trunk (sip)’ seçilir.

Örnek 4: Robot operatörde 5’ i tuşlayan bir işlemde hattı kapatmasını istiyorsak numara bölümüne 5 yazılır. Seçeneklerden ise ‘Aramayı Sonlandır’ ve ‘Hangup’ seçilir.

Sesli Karşılama – Dil Değişikliği

Sesli karşılama (IVR) senaryosu oluşturulurken ‘AnaMenu’ de ‘İngilizce için 9’ a basın’ şeklinde bir mesajdan sonra çağrıyı İngilizce menülere yönlendirme yapabilmak için;

• ‘Sistem Kayıtları’ menüsünden IVR senaryosuna göre İngilizce okunacak mesajlar yüklenir. Örnek: IngilizceAnaMenu
• ‘Sesli Karşılama’ menüsünden İngilizce alt menü yapısı oluşturulur.
• “Diller’ menüsünden sistem mesajlarının okunabilmesi için ‘Dil Ekle’ me işlemi yapılır. Bu işlem için‘Karel IPS –> Ayarlar –> Dahili Özellikler & Konfigürasyon –> Diller’ menüsü tıklanır.
• Açıklama: Eklenecek olan dil menüsü için isin verilir. Örnek: Ingilizce
• Dil Kodu: Ekleme yapacağımız dili seçeriz. Örnek: Ingilizce
• Hedef: Sesli karşılamada oluşturduğumuz İngilizce alt menü yapısını seçeriz. Önce ‘Sesli Karşılama’ gurubu sonra sağ tarafta açılan seçenekli kutudan ‘IngilizceAnaMenu’ seçilir.
• Tüm tanımlardan sonra ‘Sesli Karşılama’ menüsüne girilip ‘AnaMenu’ seçilir. Tuşlama planında numara bölümüne ‘9’ yazılır. Seçeneklerde ‘Diller’ ve ‘Ingilizce’ seçilir. ‘Kaydet’ tuşuna basarak işlem tamamlanmış olunur.

Gelen Yol – Sesli Karşılama Yönlendirmesi

IPS Dış Hatlardan gelen çağrıların ‘Sesli Karşılama’ ile karşılanması için ‘Gelen Yol Ekle’ menüsünden oluşturulan yolda ‘Hedefi Ayarla’ bölümünde tanımlama yapılır.

Gelen Yol Ekle menüsüne girilir ve en altta bulunan ‘Hedefi Ayarla’ bölümünden ‘Sesli Karşılama’ seçilir.

Sesli Karşılama seçildikten sonra oluşturulan ‘AnaMenu’ seçimi yapılır. Böylelikle gelen çağrılar bu menüye gönderilmiş olunur